Styrelsens roller- och arbetsfördelning

Ordförande

Ordförandens roll är att leda styrelsen, vara sammankallande till möten och hon eller han har enligt praxis huvudansvaret för styrelsens arbete. Traditionellt sett är ordförande den som är ledare för styrelsen och styrelsens arbete. Det är viktigt att den person som blir vald till ordförande har ett stort engagemang i föreningen och tid till att leda styrelsens arbete.

Arbetsuppgifter:

  • Huvudansvar inom styrelsen
  • Föreningens ansikte utåt
  • Att se till att stadgarna följs
  • Förbereda styrelsens sammanträden och föreningens årsmöte
  • Skriva årets verksamhetsberättelse
  • Att se till att sammanträden (styrelsemöten) hålls regelbundet och vid behov
  • Tillsätta arbetsgrupper och ge instruktioner för dessa samt tillse att arbetsuppgifterna blir utförda
  • Upprättande av rutiner för hur saker och ting ska göras och av vem
  • Tillse att den löpande redovisningen sköts (gäller både bokföringen och rapporterna)
  • Säkerhetsfrågor, t.ex. attestrutiner, nycklar, försäkringar
  • Leda föreningens verksamhet
  • Tillse att övriga styrelseledamöter får tillräckligt med information för sina uppdrag
  • Tillse att protokoll förs vid sammanträden
  • Tillse att styrelsebeslut blir verkställda (arbeta aktivt med ärenden på hemsidan, tilldela till respektive ansvarig och följa upp)
  • Ansvarar för att protokoll korrekturläses och signeras
  • Ansvarig för information och kommunikation i alla riktningar.

Övrigt:

  • Hälsa nya medlemmar välkomna och informera om informationsvägar och åtaganden i föreningen.

Vice ordförande

Vice ordförande tar över ordförandeposten när ordförande har fått förhinder och inte kan närvara. Det är viktigt att vice ordförande därför har kunskap om vad ordförandes roll och uppgifter är i föreningen. I de flesta styrelser så händer det inte så ofta att vice ordförande får vikariera för ordförande. Därför är det lämpligt att vice ordförande har ett eget ansvarsområde med egna arbetsuppgifter.

Sekreterare

Arbetsuppgifter:

  • Föra protokoll över styrelsesammanträdena och uppdatera hemsida/förse webbansvarig med information
  • Förvara skrivelser med mera
  • Underteckna skrivelser och förvara kopior av dessa
  • Förvara inkomna och utgående skrivelser
  • Upprätta medlems- och personalförteckning
  • Tillse att samtliga ledamöter och suppleanter erhåller styrelsen arbetsfördelning och rollbeskrivning
  • Ansvara för uppdatering och distribution av ordningsregler för Kålrotens samfällighet
  • Se till att protokoll och liknande information sprids och finns tillgängliga för alla medlemmar.

Anläggningsansvarig och kommitté

Ansvarar för att inför varje städdag upprätta en lista åt ordföranden över vad som behöver göras i området. Se över ifall till exempel några träd ska tas bort eller beskäras, buskar klippas eller något repareras.

Ansvarar också för att container eller släp beställs vid behov, vanligtvis i samband med städdagar.

Kassör

Kassören är den mest krävande posten. Kassören har tillsammans med ordföranden något större ansvar, jämfört med övriga ledamöter, för att skatter med mera betalas in. Kassören har stort ansvar när det gäller att bland annat informera om kommande likviditetskriser och liknande till övriga i styrelsen.

Arbetsuppgifter:

  • Sköta föreningens bokföring enligt bokföringslagen
  • Göra föreningens deklaration
  • Se till att föreningens skatter och avgifter betalas
  • Göra årsbokslut
  • Föra medlemsförteckning och inventarieförteckning
  • Tillse att föreningens egendom är försäkrad
  • Ta fram budgetunderlag till styrelse och föreståndare
  • Delta i styrelsearbetet
  • Ta fram resultatrapporter och övrig ekonomisk information

Ansvar (motsvarande befogenheter):

  • Ansvarig för löpande redovisning
  • Ansvara för utbetalningar och se till att fordringar kommer in
  • Ansvarig för arkivering av dokument enligt bokföringslagen
  • Ansvarig för information och kommunikation i alla riktningar

Kvarterslokalsansvarig

Arbetsuppgifter:

  • Köpa in städmaterial då något är slut
  • Kontrollera att det finns påsar för kompostering, och hämta nya innan de tar slut. Påsarna hämtas på Bälinge Avfallsanläggning, de finns i ett öppet förråd bakom receptionen
  • Kontrollera att alla lampor fungerar och att inget annat så som kranar, dörrar och luckor har gått sönder

Kontaktperson TV/Bredband

Arbetsuppgifter:

  • Kontaktar leverantören vid problem
  • Ser till att leverantörens reparatörer får tillgång till utrustningen
  • Följa upp avtal och arbeta för bästa erbjudande med kollektivets kraft

Förrådsansvarig

Arbetsuppgifter:

  • Ansvarar för att det är ordning på förrådet
  • Att bensin finns till gräsklipparen, kontaktar kassören för inköp
  • Att sand finns i tunnan

El-ansvarig

Ser till att trasiga lampor byts på gården och i kvarterslokalen.

Webbansvarig

Webbsidan är ett verktyg för styrelsen att gå ut med information och arkivera protokoll med mera. Webbansvarig ansvarar för att webbsidan är tillgänglig för medlemmar och finns som stöd för styrelsens spridande av information, och stöttar styrelsen i deras löpande arbete.

Vanliga funktioner på hemsidan:

  • Digital arkivering av protokoll
  • Styrelseförteckning
  • Medlemsregister
  • Nyheter

Trivselansvarig (valfri)

Ansvarar för stämning och arbetar för ökad trivsel. Höja stämning på styrelsemötena och städdagar genom genom gemensam fika eller dylikt.

  • Anordnar gemensamma fika/lunch för medlemmarna på städdagarna, eller andra tillfällen. I syfte att vi ska lära känna varandra och ha trevligt i vårat område.
  • Ordna kaffe och eventuell tilltugg till styrelsemöte och årsmöte.